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Secretaría General
La Secretaría General de la Universidad Tecnológica de Panamá (UTP), es la unidad administrativa que centraliza y coordina los asuntos administrativos relacionados con el personal docente y educando de la Institución. Además, organiza, atiende, archiva y custodia los documentos relativos a dicho personal y a las actividades que conciernen a toda la Institución. Su Sistema de Gestión de la Calidad está certificado bajo los requisitos de la Norma ISO 9001:2015.
Objetivos y Funciones
Objetivos
- Ser vocero oficial de la Institución en todo lo referente a los aspectos académicos y de investigación, así como de los acuerdos y resoluciones de los principales Órganos de Gobierno.
- Organizar y llevar el registro, control, actualización y custodia de los documentos del personal docente, de investigación, educando y de los Órganos de Gobierno de la Institución.
- Expedir certificaciones de los documentos bajo su custodia, así como de los créditos y diplomas de la Universidad Tecnológica de Panamá.
Funciones
Además de las que contemplan la Ley y el Estatuto Universitario:
- Actuar como Secretario de los principales Órganos de Gobierno de la Universidad, a saber: Consejo General Universitario, Consejo Académico, Consejo de Investigación, Postgrado y Extensión y Consejo Administrativo.
- Coordinar la realización de las sesiones de los principales Órganos de Gobierno de la Universidad, organizar y controlar toda la documentación que se genera en las mismas, emitir y autenticar las actas y resúmenes de los acuerdos, facilitar la consulta de tales documentos y expedir copias certificadas de ellos.
- Dirigir, supervisar y coordinar las labores administrativas relacionadas con el personal docente y educando.
- Recibir, controlar y distribuir la correspondencia y documentos relevantes de la Universidad.
- Expedir certificaciones de documentos confiados a su custodia, como certificaciones docentes, de investigadores y de estudios.
- Tramitar reválidas y evaluaciones de títulos.
- Coordinar la publicación de avisos relacionados con concursos de cátedras, de investigación y tramitar los documentos para los mismos.
- Atender la reservación de cupos para estudiantes extranjeros.
- Organizar y llevar un registro del progreso académico de los estudiantes y un control pormenorizado de todas sus calificaciones e índices alcanzados.
- Efectuar las revisiones finales de calificaciones.
- Expedir los historiales académicos, títulos y diplomas que otorga la Universidad y llevar un control de los mismos.
- Organizar y custodiar los expedientes del personal docente, de investigación y estudiantes de la Universidad y todo lo relacionado con las sesiones de los Consejos.
- Preparar y ordenar las publicaciones de los avisos y acuerdos que sean inherentes a los asuntos académicos y de investigación al igual que de los Órganos de Gobierno.
Equipo de trabajo
Ing. José Varcasia Adames, M.Sc.
Secretario General
Colaboradores
SubSecretaria General
Dra. Alma Chen
Asistencia Administrativa
- Ing. Karen Atencio
- Mgtr. Richard Martínez
- Sr. Carlos Vásquez
- Licdo. Bolivar Quijada
Unidad de Secretaría Parlamentaria
- Téc. Marissa H. de Gómez
- Lcda. Marielys Barton
- Lcdo. Armando Díaz
- Lcda. Cindy Acosta
- Lcda. Eyra Cuervo
Unidad de Registros Docentes y de Investigadores
- Lcda. Yisell Monterrey
- Téc. Aracely Ruiz
- Lcda. Angélica Aponte
Departamento de Archivos Generales
- Lcda. Gertrudys Jovel
- Sra. Leyda Flores
- Lcdo. Jorge Arias
- Sra. Lucila Alveo
- Sr. Antonio Aldeano
- Sra. Lizeth Chami
- Sra. Ingrid Castañeda
- Sr. Jorge Santos
Departamento de Servicio al Público
- Lcda. Minerva Escobar
- Sra. Zuleika Romero
- Sra. Briceida Pérez
- Srta. Madelaine Conte
- Srta. Yelenin Vargas
Unidad de Trámite de Diplomas y de Documentos Universitarios
- Lcda. Amparo Abrego
- Sra. Vanessa Iglesias
Departamento de Registro e Historial Académico
- Lcda. Martha Martínez
- Lcdo. Virgilio Salado
- Lcda. Diana Bustamante
- Lcda. Ruth Tenorio
- Téc. Iris Igualá
- Mgtr. Fernando Ríos
- Lcda. Rosina Córdoba
- Lcda. Ana Rubio
- Lcda. Katiuska Clarke
- Lcda. Kimberly Navarro
Departamentos y Unidades
Asistencia Administrativa
- Realiza y coordina una serie de actividades de apoyo relacionadas con los trámites académicos y/o administrativos de estudiantes, docentes, investigadores y administrativos.
Unidad de Secretaría Parlamentaria
- Comunica los acuerdos y disposiciones producto de las aprobaciones de los Consejos Universitarios.
- Custodia la documentación ventilada por los Órganos de Gobierno así como el registro de las grabaciones continuas de las sesiones.
Unidad de Trámite de Diplomas y de Documentos Universitarios
- Verifica, recibe y tramita de forma eficiente una serie de documentos y trámites académicos de estudiantes y público externo que requieren los servicios que brinda la Secretaría General.
- Custodia y entrega los diplomas a los graduados de la Universidad Tecnológica de Panamá
Unidad de Registros Docentes y de Investigadores
- Controla, actualiza y verifica toda la documentación concerniente a los docentes e investigadores.
Departamento de Archivos Generales (PDF, 298 KB)
- Asegurar el acervo documental generado en la Institución, bajo el cumplimiento de sus funciones, contribuyendo al desarrollo del proceso de gestión archivística.
Departamento de Servicio al Público (PDF, 296 KB)
- Brinda un servicio de atención esmerado en los diferentes trámites que se solicitan en la Secretaría General.
Departamento de Registro e Historial Académico (PDF, 304 KB)
- Mantiene un registro actualizado de los expedientes académicos de los estudiantes.
- Verifica los expedientes de los estudiantes graduandos y emitir los listados de promoción.
Sistema de Gestión de la Calidad
El Sistema de Gestión de la Calidad de la Secretaría General de la Universidad Tecnológica de Panamá está centrado en la calidad de los servicios que brinda para aumentar la satisfacción y expectativas de sus clientes, a través del mejoramiento continuo de sus procesos.
Este Sistema de Gestión de la Calidad fue certificado bajo los requisitos de la Norma ISO 9001:2008, en el año 2011, por un período de tres años. En el 2023, por cuarta vez, renueva su certificado de calidad ISO 9001:2015.
Política de la Calidad de la Secretaría General
“La Secretaría General de la Universidad Tecnológica de Panamá organiza, emite y custodia documentos relacionados con el estudiante, docente, investigador, administrativo y público en general; comprometida con el cumplimiento de los requisitos aplicables y con el mejoramiento continuo de sus procesos, a través del uso de herramientas tecnológicas y la capacitación de su talento humano, garantizando un servicio de calidad para sus partes interesadas.”
Modificado por la Secretaría General el 28 de febrero de 2024.
Objetivos de la Calidad de Secretaría General
- Aumentar la satisfacción del cliente en un 95%.
- Mejorar el tiempo de entrega de los servicios que emite directamente la Secretaría General.
- Optimizar los procesos y servicios que ofrece Secretaría General a través de la implementación de nuevas aplicaciones tecnológicas.
- Aumentar las capacitaciones de los colaboradores de Secretaría General a dos (2) cursos anuales, relacionado con las funciones que realizan.
Modificado por la Secretaría General el 23 de octubre de 2018.
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