La Secretaría General de la Universidad Tecnológica de Panamá (UTP), es la unidad administrativa que centraliza y coordina los asuntos administrativos relacionados con el personal docente y educando de la Institución.

Esta unidad es la encargada de organizar, atender, archivar y custodiar los documentos relativos a dicho personal y a las actividades que conciernen a toda la Institución.

Su objetivo principal es ser vocero oficial de la Institución en todo lo referente a los aspectos académicos y de investigación, así como de los acuerdos y resoluciones de los principales Órganos de Gobierno, organizar y llevar el registro, control, actualización y custodia de los documentos del personal docente, de investigación, educando y de los Órganos de Gobierno de la Institución y expedir certificaciones de los documentos bajo su custodia, así como de los créditos y diplomas de la Universidad Tecnológica de Panamá.

La Política de la Calidad de la Secretaría General se centra en el compromiso con el mejoramiento continuo de sus procesos, a través del uso de herramientas tecnológicas y la capacitación de su talento humano, garantizando un servicio de calidad.

En el año 2019 los procesos que lleva a cabo la Secretaría General de la Universidad Tecnológica de Panamá fueron sometidos a un proceso evaluador por parte de Applus México S.A. de C. V., líderes mundiales del sector de la inspección, los ensayos y la certificación, que garantiza que las empresas cumplan con los estándares de calidad.

En la evaluación se comprobó que la Secretaría General de la UTP, cumple con los requisitos de la norma NMX-CC-9001- IMNC-2015/ISO 9001:2015 bajo el alcance de prestación de servicios vinculados con los procesos de tramitaciones, Archivo Académico y Registro e Historial Académico, dirigido a estudiantes, docentes, administrativos, investigadores y público en general.

Uno de los procesos más importantes que realiza la Secretaría General de la UTP es la emisión de Diplomas a los profesionales egresados de la Universidad Tecnológica de Panamá.

Este proceso está normado y va desde la validación de la información, emitir el documento, recorrido de firmas y entrega del Diploma por la Secretaría General de la UTP.

El hecho que un estudiante culmine materia no significa que tiene inmediatamente la disposición de acceso a un Diploma. Antes de recibir un Diploma el estudiante debe haber cumplir con su plan de estudio y haber presentado un trabajo de graduación.

El joven tiene varias opciones: práctica profesional, tesis, pasantía u optar por dos asignaturas de postgrado como criterio para su trabajo de graduación.

Una vez el joven consolida una de estas opciones, debe solicitar a Secretaría General una revisión final para validar que todas las asignaturas de su plan de estudio están debidamente registradas en su expediente, validar que haya cumplido con el programa de pre ingreso y presentar una certificación de suficiencia en inglés. Hasta tanto el estudiante no cumpla con estos requisitos, puede haber terminado materias, pero no se le emitirá el Diploma.

En el informe del 16 de julio a 11 de diciembre de 2020 de la Secretaría General de la UTP en cuanto al tema de Citas de Revisión final se atendieron en la Sede Central y los Centros Regionales de la UTP, 1811 solicitudes de este tipo.

A raíz de la pandemia por COVID, la UTP ha establecido nuevas disposiciones de ingreso para los estudiantes y se ha reinventado para mantener un servicio eficiente y de calidad, cumpliendo con la entrega de la documentación solicitada, manteniendo los protocolos de bioseguridad establecidos, los procesos de validación y seguridad de la calidad requeridos y las puertas abiertas para quien desee realizar sus trámites.

A la fecha, la Secretaría General de la Universidad Tecnológica de Panamá ha emitido 2631 Diplomas de la promoción 2020 durante la pandemia. Esta promoción comprende de marzo 2020 a marzo 2021, por lo que hasta marzo de este año se continuará con la emisión de las solicitudes de esta promoción que cumplan con los requisitos y procesos establecidos.

De los 2631 Diplomas emitidos hasta la fecha, se han entregado 1961, se encuentra en recorrido de firmas 243 y existen 670 Diplomas en ventanilla que no han sido retirados por los estudiantes y 11 diplomas presentados para participar de la ceremonia de graduación 2020, que no han sido retirados, posterior a la cancelación de la ceremonia por motivos de  pandemia.

Cabe señalar una situación particular y es que existen Diplomas de promociones anteriores que reposan en los archivos en la UTP, ya que los estudiantes no se han acercado a la institución a retirarlo, tal es el caso, de las promociones más recientes 2019 con 134 diplomas emitidos y del 2018 la cantidad de 53 diplomas que permanecen en la institución debido al no retiro del documento por parte de los estudiantes.

Los diplomas se emiten una sola vez, ya impresos los diplomas se les asigna número de registro único por lo que se debe validar toda la información previo a su impresión. Una vez impresos los diplomas son firmados por secretaría general y proceden al recorrido de firmas que inicia con el Decano la Facultad correspondiente, si el Diplomas es de postgrado, lo firma el Vicerrector de Investigación, Postgrado y Extensión, y finalmente el Rector de la UTP.

Posteriormente el documento regresa a la Secretaría General para colocarle los sellos, se escanea y sella con copia confrontada con el original, documentos que reposarán en los archivos de la Secretaria General y permitirán validar que es un diploma emitido por la UTP.

Culminado el recorrido se llama a los estudiantes para que retire el Diploma, ya este debe hacer realizado el pago correspondiente a este trámite. Al entregar el Diploma este va acompañado de un porta diploma, los créditos impresos en papel de seguridad, firmado por el Secretario General en original en cada una de las páginas, la copia confrontada y las medallas. El estatuto establece un mínimo de 30 días para procesar la solicitud en el caso del trámite de diplomas.

Para tiempos de pandemia se ha extendido un poco este tiempo, debido a las restricciones de movilidad por género, cuarentena total y demás medidas que se han tomado por parte del Gobierno para disminución de los contagios de la COVID-19.

Durante la pandemia la Secretaría General de la UTP ha enfrentado situaciones inesperadas como el cierre de la empresa proveedora del papel especial para la  impresión de los Diplomas y la limitación de personal.

Afortunadamente los percances han sido superados gracias a la rápida acción por parte de la administración, quien de inmediato tomó las acciones y decisiones necesarias para realizar la compra de este importante suministro, acción que ha permitido continuar con el proceso de emisión de Diplomas, sin ningún retraso y se ha organizado con las diferentes modalidades de trabajo para atender la gran demanda de solicitudes de servicios, cumpliendo a cabalidad con las fechas de entrega de cada uno de los documentos.

La Secretaría General de la Universidad Tecnológica de Panamá, ofrece diversos servicios a la comunidad universitaria que van desde la solicitud de historial Académico, certificaciones a estudiantes, docentes, órganos de gobierno, constancia de matrícula, autenticaciones, revalidas de título, Constancia de Admisión de estudiantes extranjeros, evaluación de título, revisión final, emisión de diplomas, digitalizaciones de antigüedad docente, estudio de expedientes los cuales han sido atendidos de manera satisfactoria.

Para  consultar o realizar cualquier trámite de los ya mencionados, se mantiene habilitado el correo [email protected]. Una vez recibida la solicitud, respetando el orden cronológico de llegada de las mismas, estas son canalizadas a las diferentes unidades para su debida atención según el servicio solicitado por el peticionario y procesadas cumpliendo con los términos de tiempo de entrega.

Para conocer más información de estos trámites, sus procedimientos y costos, los interesados pueden visitar la página https://utp.ac.pa/servicios-que-brinda-secretaria-general

El pago de servicios de Secretaría General puede ser realizado, a través de las siguientes modalidades: Por ventanilla en Banco Nacional de Panamá utilizando la boleta de depósito del banco, por ACH o Banca en línea de otros Bancos.

A través de estas modalidades se pueden registrar los pagos de: diplomas, autenticaciones, constancia de matrícula, copia de documentos de archivo, descripción de curso, certificación de diploma e ingreso de estudiante extranjero.

Consultar modo de pago en el siguiente enlace: https://utp.ac.pa/pago-matricula/pago-de-servicios-de-secretaria-general...

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