Adquisición a través de donaciones

Procedimiento para adquisición de bienes patrimoniales a través de donaciones

1. La Rectoría verifica la autenticidad y legalidad del donante mediante registros de RUC, cédula personal, ONG registrada en el Ministerio de Gobierno y Justicia, Organismos Acreditados en el Ministerio de Relaciones Exteriores, etc., asistida por Asesoría Legal de la UTP.
2. La Rectoría revisa y analiza la propuesta de donación asistida por Asesoría Legal y un Comité Asesor conformado por técnicos en la materia concerniente al bien que se desea donar en cuanto a: vida útil, costos de operación u otras condiciones fundamentales para el uso adecuado del bien donado.
3. En caso que la Universidad tenga que cubrir algún costo por manejo (transporte, impuestos, permisos, etc.) del bien donado, este costo no debe ser mayor del 10% respecto al valor actual de dicho bien y debe estar debidamente autorizado por la Rectoría.
4. Una vez Rectoría acepta la donación, remite copia de los documentos (específicamente aquellos donde se describe el bien donado y se detalla su costo actual) a la Vicerrectoría Administrativa y a la unidad a la cual está destinado el bien donado.
5. Vicerrectoría Administrativa le hace llegar copia de los documentos a la Dirección de Finanzas y al Departamento de Proveeduría y Compras. A la Dirección de Finanzas para hacer los Registros Contables y de Control de Bienes Patrimoniales correspondientes; al Departamento de Proveeduría y Compras para que el Almacén General reciba los bienes donados atendiendo los procedimientos establecidos y pueda entregarlos a la Unidad correspondiente.
6. Todos los donantes (Instituciones, Empresas o personas Naturales) deben hacer entrega a la Universidad de los bienes donados a través del Almacén General, sean para uso general o para una unidad en particular, conjuntamente con toda la documentación necesaria (factura, copia del formulario de aceptación de la Rectoría, etc.).
7. En caso de que requiera, por motivos extraordinarios o de fuerza mayor, que el donante (Institución, Empresa o Persona Natural) entregue los bienes donados directamente a una unidad en particular de la Universidad, debe estar presente al momento de dicha entrega un funcionario del Almacén General para recibir los mismos. Este funcionario procederá, tal y como si la entrega le fuese hecha en el Almacén General. (ver Manual de Procedimientos Administrativos del Almacén General).

Nota Importante: El registro de todas las adquisiciones de Bienes Patrimoniales por medio de donaciones es de vital importancia para la Universidad, para mantener un debido registro de los bienes, con su procedencia, costo, vida útil, período de garantía y otros.

Requerimientos para adquisición de bienes patrimoniales a través de donaciones

El objetivo de este trámite es mantener un control de los bienes patrimoniales que adquiere la Institución por medio de donaciones de otras entidades, públicas o privadas.

Documentación requerida

1. Formulario de Solicitud de aprobación de donación de bienes, maquinarias, equipos y suministros a la UTP ( PDF 28.75 KB) del bien en cuestión, firmado por el Jefe de la unidad receptora del bien, quien la envía a la Rectoría para su aprobación. 2. Nota original del Donante (Institución, Empresa, ONG o Persona Natural) dirigida al Sr. (a) Rector (a), donde comunica su interés de donar un bien a la Universidad y solicita la aceptación de la donación, detallando las generales del bien (descripción, serie, modelo, marca). (Enviar la Documentación a la Rectoría).

Funciones de Coordinación en Cada Unidad

1. Procurar que las unidades mantengan identificados los bienes con un código visible adherido a cada bien que conforma el activo fijo de la unidad para facilitar su control y ubicación. De no contar con identificación, deben comunicarse con el Departamento de Bienes Patrimoniales.
2. Acopiar la documentación e información que corresponda (comprobantes de entrega, facturas, que contengan los números de serie, material, color, etc.) y enviar periódicamente los reportes al Departamento de Bienes Patrimoniales, según los controles establecidos de los activos adquiridos mediante órdenes de compras, contratos, donaciones, confección interna y autogestión.
3. Dar seguimiento a los movimientos de los bienes muebles entre los departamentos, que cumplan con el llenado de los formularios de traslados debidamente autorizados por las unidades que intervinieron.  De igual forma coordinar con el Departamento de Bienes Patrimoniales que se actualicen los mismos.
4. Efectuar la revisión física (toma física de inventario) de los bienes asignados a las unidades administrativas que lo componen, con el fin de constatar la existencia  y el estado de dichos bienes, para su control; como también cuando se programe el inventario en el Departamento de Bienes Patrimoniales.
5. Participar en las actividades para el descarte, avalúos, permutas, donaciones, venta, disposición de chatarra y cualquier otro acto que sea necesario para el control  de los bienes patrimoniales conjuntamente con el Ministerio de Economía y Finanzas, la Contaloría General de la República y el Departamento de Bienes Patrimoniales.
6. Resolver cualquier diferencia que se tenga con los informes de inventario de la unidad y recabar información sustentadora.
7. Verificar y obtener la documentación pertinente para certificar ante la autoridad competente la pérdida o daño de los bienes denunciados, a fin de que se determinen las responsabilidades del caso y se realicen los registros contables correspontiendes.  Dar trámite y seguimiento de estas acciones.
8. Mantener una cordinación constante con el Departamento de Bienes Patrimoniales, en todo lo referente a los activos fijos.
9. Contar con el apoyo de las autoridades de la unidad respectiva para el cumplimiento de las labores asignadas.

Requerimientos para el descarte

El propósito de este trámite es la eliminación de equipos obsoletos, defectuosos que las unidades de la UTP, deseen retirar de su espacio físico (muebles, computadoras, llantas, baterías, entre otras). De igual manera permite llevar un control de los bienes patrimoniales de la UTP, que han sido descartados por las diferentes unidades que lo solicitan.

Documentación requerida:

1. Nota de Solicitud del Descarte dirigida al Director de Finanzas con el listado de bienes a descartar.
2. Informe o Criterio Técnico original emitido por la Unidad de Soporte Técnico para el caso de equipo computacional y de telecomunicaciones o de un profesional idóneo para el caso de otro tipo de equipos. 

Informe Técnico para descarte - Equipo (390.5 KB)

Informe Técnico para descarte - Mobiliario (54 KB)

Ambos documentos deben contener toda la información referente al activo: Descripción breve del bien,

No. de Activo, No. de Serie, Marca, Modelo.

(Enviar esta información directamente a la Dirección de Finanzas)

Nota Importante: La Sección de Bienes Patrimoniales programará anualmente los descartes, tanto en la Sede, como en los Centros Regionales. Las notas de solicitud, con los respectivos informes deben enviarse dentro del periodo que se establezca, antes de la fecha de descarte, a la Dirección de Finanzas para coordinar la logística y las unidades administrativas deben designar personal el día del descarte para coordinar lo necesario.

Requisito para realizar un traslado

El objetivo de este trámite es mantener un control de la ubicación de los activos que forman parte del patrimonio de la Institución.

Documentación requerida:

1. Formulario de solicitud de traslado de bienes patrimoniales firmado por los encargados de las unidades de origen y destino. El formulario debe detallar toda la información referente al activo.

(Enviar la documentación a la Vicerrectoría Administrativa o Director de Centro Regional para su aprobación).

• Solicitud de Traslado de Bienes (individual) (EXCEL, 30.2KB)
• Solicitud de Traslado de Bienes (múltiple) (EXCEL, 249 Kb)

Traspaso de Mobiliario y Equipo por medio de Donación

Concepto

La UTP cuenta con mobiliarios y equipos u otros bienes que se encuentran en desuso en diferentes unidades de la Institución. Estos equipos pueden ser donados a diferentes entidades públicas, y entidades de beneficencia, según el Articulo N° 44 de la Ley 22 de 2006, nueva ley de la Contraloría General de la República.

Normas

1. Toda solicitud debe ser canalizada a través de la Rectoría de la UTP.
2. Toda solicitud debe estar debidamente suscrita por el Representante Legal de la entidad donataria.
3. No se podrán donar activos que no estén debidamente registrados en el Sistema de Bienes Patrimoniales de la Universidad, fundamentado en que el Ministerio de Economía y Finanzas cuenta con los informes de Bienes de Propiedad, Planta y Equipo de la Institución.

Procedimiento (DOC, 23 Kb)